Voorraad bijhouden in de horeca: overzicht tijdens iedere shift

Waarom voorraad bijhouden op papier of in een los Excel-bestand lastig blijft

Aan het eind van een drukke dienst moet iemand nog een keer langs de koelcel en het magazijn om te tellen wat er nog staat. Op een briefje of in een Excel-bestand dat op een andere computer staat, is dat tellen zonde van de tijd, en de volgende ploeg begint vaak niet met de meest actuele stand. Voorraad bijhouden werkt pas goed als het hele team tijdens de shift dezelfde actuele standen ziet, in plaats van pas achteraf te ontdekken wat er ontbreekt.

Wat voorraad bijhouden in de horeca inhoudt

Voorraad bijhouden draait om vier momenten per product: de beginstand bij aanvang van de dag, de ontvangen levering, het verbruik tijdens de shift en de eindstand aan het einde van de dag. Door deze momenten vast te leggen, weet je niet alleen wat er nu op voorraad is, maar ook waar een verschil is ontstaan.

• Beginstand: wat er bij het begin van de dag of shift aanwezig is.
• Ontvangst: wat er is binnengekomen bij een levering.
• Verbruik: wat er tijdens de shift is gebruikt.
• Eindstand: wat er na afloop nog over is.

Wat voorraad bijhouden met Prepdeck toevoegt

In Prepdeck registreert het team deze standen zelf, per product en per dag. Dat overzicht staat direct klaar voor de volgende dienst, in plaats van in een los bestand dat niet iedereen kan openen.

• Beginstand, ontvangst, verbruik en eindstand per product worden per dag vastgelegd.
• Een manager stelt per product een minimum in; onder dat niveau verschijnt het product als lage voorraad.
• De voorraadhistorie is terug te zien in de rapportage en te exporteren als CSV.
• Voorraadgegevens staan per keuken gescheiden, ook wanneer een manager toegang heeft tot meerdere keukens.

Wat voorraad bijhouden in Prepdeck niet is

Prepdeck registreert de standen die het team zelf invoert. Er is geen koppeling met een kassasysteem die voorraad automatisch afboekt op basis van verkochte gerechten, en er worden geen bestellingen automatisch geplaatst bij een leverancier. Voorraad bijhouden betekent hier: een actueel overzicht van wat je zelf hebt geteld en ingevoerd, geen automatische voorraadadministratie.

Voorraad bijhouden opzetten in vier stappen

Wil je zelf beginnen met voorraad bijhouden in je keuken? Doorloop deze stappen:

• Bepaal welke producten je wilt volgen, bijvoorbeeld verse ingrediënten, dranken of andere veelgebruikte producten.
• Stel per product een minimum in, zodat lage voorraad tijdig zichtbaar wordt.
• Spreek af wie de beginstand, ontvangst, verbruik en eindstand invoert en op welk moment tijdens de shift.
• Gebruik de historie om na een periode terug te kijken welke producten vaak onder het minimum komen.