Minimumvoorraad in de horeca: hoe kies je een minimum per product?

Vrijdag, half zes: de laatste bak crème fraîche

De avondploeg zet de post klaar en pakt de laatste bak crème fraîche uit de koeling. Niemand had gezegd dat hij bijna op was; de ochtendploeg zag nog twee bakken staan en vond dat genoeg. De vraag is niet wie het had moeten zien, maar wat "genoeg" is. Zonder afgesproken grens beslist iedere medewerker dat zelf, en iedere medewerker legt die grens ergens anders.

Wat is een minimumvoorraad?

Een minimumvoorraad is de hoeveelheid van een product waaronder je actie wilt ondernemen: bijbestellen, iets anders op de kaart zetten of de manager laten weten dat het krap wordt. Het is geen streefvoorraad en ook geen par level. Het par level zegt hoeveel er van een bereiding klaar moet staan; de minimumvoorraad zegt wanneer een product dat je inkoopt te laag wordt.

Hoe kies je een minimum per product?

Er is geen vast getal dat voor iedere keuken klopt. Een paar vragen helpen om per product een bruikbare grens te kiezen:

• Hoeveel gebruik je ervan op een drukke dag? Neem een dag uit je eigen keuken, niet een gemiddelde uit je hoofd.
• Hoe lang duurt het tot er nieuwe voorraad is? Wordt een product twee keer per week geleverd, dan moet het minimum de dagen tot de volgende levering overbruggen.
• Wat gebeurt er als het op is? Een product dat in vijf gerechten zit, verdient een ruimer minimum dan een garnering die je kunt vervangen.
• In welke eenheid tel je? Kies de eenheid die het team ook echt ziet staan, zoals bakken, flessen of zakken, zodat niemand eerst hoeft om te rekenen.

Begin eenvoudig en stel het minimum bij na een paar weken. Wordt een product vaak pas gemeld als het al op is, dan ligt de grens te laag. Wordt het steeds gemeld terwijl er nog ruim genoeg is, dan ligt hij te hoog.

Van minimum naar melding: wie ziet dat iets bijna op is?

Een minimum werkt alleen als iemand het ziet en het doorgeeft. In veel keukens gaat dat mondeling of via een briefje op de koeling, en dan hangt het af van wie er die dienst staat. Spreek daarom af wie de voorraad bekijkt, op welk moment van de dienst en waar een bijna leeg product gemeld wordt, zodat de manager het op één plek terugziet.

Minimumvoorraad en bijna-op-meldingen in Prepdeck

In Prepdeck legt de manager per product de eenheid en een minimumvoorraad vast. Het melden doet het team zelf: wie ziet dat een product onder de afgesproken grens komt, meldt het als bijna op.

• Op de voorraadpagina tikt een medewerker op "Bijna op" en vult desgewenst in hoeveel er nog over is.
• De melding komt met tijdstip in de voorraadhistorie en staat op het dashboard bij de open bijna-op-meldingen.
• Wie op dat apparaat meldingen voor de keuken heeft aangezet, krijgt een pushbericht met de productnaam.
• Is er weer voorraad, dan zet het team de melding terug. De rapportage toont welke producten bijna op zijn gemeld, door wie en wanneer, en is te exporteren als CSV.

Prepdeck zet een product niet vanzelf op bijna op en telt de voorraad niet automatisch na. Er is geen koppeling met een kassasysteem en er worden geen bestellingen geplaatst bij een leverancier. Het minimum is de afgesproken grens; het team bepaalt wanneer die bereikt is en meldt dat.